Per le aziende che intendono accelerare la propria capacità decisionale, la questione del governo dei dati non può fermarsi alle sole informazioni digitali.

Anche i documenti cartacei, che ancora circolano numerosi all'interno delle organizzazioni, contengono infatti dati preziosi di cui i decisori devono poter disporre. Per le aziende questo significa passare dal nodo ancora irrisolto dei Big Data a quello più esteso dei Bigger Data, digitalizzando e dematerializzando informazioni cartacee il cui valore resta spesso inespresso e inutilizzato.

Secondo una recente indagine commissionata a Coleman Parkes Research da Ricoh Europe e realizzata su un panel di 735 aziende presenti in Uk, Irlanda, Italia, Francia, Germania, Spagna, Olanda, Belgio, Paesi scandinavi, Svizzera e Russia, ancora oggi un terzo delle organizzazioni dispone di informazioni critiche conservate esclusivamente su carta con gravi ripercussioni su decision-making, produttività e profitti.

Oltre un terzo degli intervistati ha ammesso, infatti, che la propria azienda impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute nei documenti cartacei, la cui gestione in schedari, magazzini e archivi personali dei dipendenti sta diventando ormai eccessivamente onerosa.

Il 35% dei leader aziendali italiani ritiene che digitalizzando queste informazioni la propria impresa potrebbe ottenere un risparmio tra il 5 e il 10% del fatturato. Il 21% stima addirittura un risparmio tra l'11 e il 20%.

"La crisi economica sta obbligando le aziende a una maggiore attenzione sui costi, spingendole ad avere una vista a 360° sul proprio business, sia per quanto riguarda il passato che il presente – commenta David Mills, chief operating officer di Ricoh Europe -".

David Mills – chief operating officer di Ricoh Europe

"È interessante notare, infatti, come due terzi degli intervistati sono convinti che avrebbero affrontato diversamente l'attuale situazione economica, se fossero riusciti ad accedere più semplicemente e velocemente ai dati storici. Questo significa che all'interno delle aziende è considerato sempre più vitale disporre di tutte le informazioni critiche per riuscire a guadagnare in competitività e migliorare i processi decisionali che riguardano il futuro".

La dematerializzazione sta, dunque, diventando una priorità per molte organizzazioni, trovando spesso nel Ceo (più che nel Cio) il suo maggiore sponsor: oggi già quattro intervistati su dieci (39%) sono convinti che i dati cartacei verranno completamente digitalizzati entro i prossimi tre anni.

"Goverment, Sanità ed Education sono settori molto interessati alla digitalizzazione dei dati archiviati su supporti cartacei – precisa Davide Oriani, ceo di Ricoh Europe -, ma la nostra struttura è in grado di proporre questo tipo di servizio a realtà di tutte le dimensioni, anche medio-piccole. La digitalizzazione dei dati critici, infatti, ha più a che fare con i processi che non con il fatturato, i posti di lavoro o l'industry di appartenenza".

Davide Oriani – ceo di Ricoh Europe

Si tratta di processi che parallelamente alla dematerilizzazione dei documenti devono essere profondamente riorganizzati e che, proprio per questo, trovano nelle abitudini dei dipendenti il maggiore ostacolo alla loro trasformazione.

"Per supportare le aziende in questo percorso di cambiamento – precisa Oriani – mettiamo a disposizione del mercato italiano risorse formate e qualificate attraverso un canale diretto e uno indiretto".

"Il primo è costituito da un team di 12 persone che lavora sul territorio come consulting, occupandosi anche delle classiche attività di engagement. Il secondo conta, invece, una settantina di partner (in parte del mondo Office e in parte del mondo It – ndr), che si appoggiano a Ricoh per quanto riguarda la formazione e al team della diretta per tutti i servizi di consulenza in fase progettuale".