Di seguito Nuance suggerisce nove raccomandazioni, uan sorta di decalogo, tratte da situazioni comuni in ambienti lavorativi che domestici per affrontare i punti deboli nella sicurezza di stampa, scansione e invio di fax in rete. Vediamoli in sintesi:

1. Richiedere l'autenticazione dell'utente ai fini di controllo.

L'autenticazione consente di controllare, riportare e tenere traccia delle attività degli utenti, unitamente a molte altre funzioni di sicurezza. I dispositivi multifunzione che consentono l'utilizzo anonimo sono, infatti, i meno sicuri.

2. Limitare l'accesso agli utenti in base all'autorizzazione.

Solo perché un utente è autenticato nel sistema, non significa che debba avere accesso a tutte le funzioni.

3. Centralizzare il controllo di tutte le attività di rete.

Un sistema di controllo consente alle stampanti multifunzione di archiviare tutte le informazioni di tracciamento in una banca dati. In questo modo si potrà rilevare immediatamente quale dispositivo è la fonte della violazione, l'utente autenticato che ne ha fatto uso e la destinazione dei dati. La revisione dei registri relativi al controllo permette alle organizzazioni di identificare le violazioni, intraprendere un'azione correttiva in modo tempestivo, inviare le notifiche necessarie ed evitare i costi di eventuali multe.

4. Crittografare i dati provenienti da/diretti verso stampanti multifunzione.

È meglio crittare le comunicazioni tra stampanti multifunzione intelligenti e terminali mobili, server e destinazioni, per assicurare che i documenti siano visibili solo agli utenti debitamente autorizzati.

5. Permettere il rilascio di processi di stampa solo al personale autorizzato.

Per stampare in modo sicuro è necessario che il dispositivo richieda l'autenticazione dell'utente prima che i documenti vengano rilasciati. Dovrebbero essere stampati solo documenti associati all'utente autenticato. Inoltre, i lavori di stampa non dovrebbero essere memorizzati nel dispositivo prima di essere stampati.

6. Mettere in pratica regole per la stampa.

Non solo queste regole possono aumentare la sicurezza e prevenire l'accesso ai documenti stampati da parte di utenti non autorizzati, ma fanno sì che il numero di lavori di stampa non rintracciabili diminuisca. In tal modo, si riduce anche l'utilizzo delle risorse di consumo e si abbassano i costi di stampa.

7. Implementare destinazioni di rete sicure.

Un ambiente sicuro non permette di scansionare certi tipi di contenuti verso e-mail o di prendere in considerazione un flusso di lavoro che invia e-mail solo a determinati indirizzi "fidati".

8. Monitorare e controllare l'attività sicura di invio dei documenti.

Condurre simultaneamente il monitoraggio e la verifica di informazioni sensibili nei documenti garantisce che i dati vengano controllati prima che arrivino a destinazione.

9. Implementare l'invio di fax in rete.

Eliminare l'invio analogico di fax e adottare una soluzione centralizzata di fax su server.

10. Standardizzare e integrare la scansione in rete.

La scansione di file in una cartella di rete è il flusso di lavoro più comune e, purtroppo, anche quello che solitamente viene sottoposto a meno controlli di sicurezza. Per evitare dannose violazioni di dati, un'organizzazione dovrebbe controllare e proteggere i punti di accesso sia fisici che elettronici delle proprie stampanti multifunzione.

In sostanza, le sanzioni pecuniarie, i compensi e i costi relativi alla mancanza di protezione dei documenti sono in aumento e ci sono decisamente troppe interfacce che comportano rischi per la sicurezza. La maggior parte di questi chiamano in causa proprio le tecnologie sulle quali le organizzazioni fanno affidamento. Non è il caso di lasciarle sole.