Tra i tanti problemi che devono affrontare i manager uno minaccia di travolgerli se non opportunamente gestito: l' Information Overload. Il crescente volume di informazioni che giornalmente entrano e si producono in azienda, da quelle transazionali a quelle destrutturate, dai semplici documenti ai video, alle presentazioni, eccetera, raggruppabili nei due grossi insieme di informazioni strutturate e non strutturate per semplicità di analisi, e a un più alto livello riferitti come Big Data, ha oramai cambiato il modo in cui vengono prese le decisioni a livello di singolo o di gruppo, nella definizione di attività commerciali o di strategie aziendali globali.

Quella costituita dalla sovrabbondanza di informazioni è in ogni caso più una sfida cognitiva piuttosto che tecnologica e porta al domandarsi come un manager o un professional possa dare un significato compiuto e interpretabile all'insieme dei Big Data. Se gli strumenti di analisi statistica possono fornire un quadro abbastanza preciso, si tratta pur sempre di un quadro costituito da freddi numeri, ma è poi la capacità intellettuale di una persona, e in definitiva la sua capacità di intuizione, che è alla base delle strategie vincenti e dell'affermazione di un'azienda sul mercato.

Per cercare di capire più a fondo come viene percepito questo problema Ricoh ha commissionato una ricerca a livello globale che ha coinvolto oltre 400 top manager che si è posta l'obiettivo di raccogliere la loro opinione in merito alla correlazione nella loro azienda tra la tecnologia e l'immaginazione delle persone. I manager coinvolti occupano un livello senior, con un 50% che fa parte della C-class oppure del consiglio d'amministrazione. Le aziende coinvolte operano in oltre 20 settori differenti tra cui quello Finanziario, Istruzione, Settore Pubblico (inclusa la Sanità), Produttivo e Tecnologico.

Il settore della sanità è tra quelli dove l'impatto dei dati è tra i più forti

Significativi i risultati dell'indagine, che è stata condotta dall'Economist Intelligence Unit per conto di Ricoh. La metà del campione si è detta convinta che le tecnologie innovative che integrano funzionalità per la gestione e l'analisi dei dati stanno migliorando la capacità dei dipendenti di prendere decisioni.In questo nuovo contesto cambia anche il rapporto uomo-macchina. La sempre maggiore diffusione delle comunicazioni machine-to-machine, della robotica, dei data analytics e di numerose altre tecnologie nel business e nella società sembra mettere in secondo piano il ruolo dell'intuizione e dell'immaginazione umana in molte attività.

Ci si pone allora la domanda: le macchine relegheranno la creatività e l'intuizione umana in secondo piano? Secondo il campione d'indagine le tecnologie da sole non possono portare valore e sono l'intuizione e l'esperienza dell'uomo a fare la differenza. In particolare, lo studio, dal titolo “Uomini e Macchine”, mette in evidenza come molti dirigenti aziendali sono consapevoli del fatto che i volumi di dati, il moltiplicarsi delle fonti che li generano e gli strumenti per analizzarli stanno trasformando i processi decisionali. Il cosiddetto Information Overload è una delle principali sfide che le aziende si trovano ad affrontare: se in passato prendere decisioni era difficile a causa dell'insufficienza di dati, oggi il problema è che le informazioni sono troppe.

La metà del campione di indagine si è detta parimenti convinta che le tecnologie innovative che integrano funzionalità per la gestione e l'analisi dei dati stanno migliorando la capacità dei dipendenti di prendere decisioni. I dirigenti pongono in proposito i data analytics in cima alla lista delle tecnologie in grado di valorizzare l'intuizione e l'immaginazione nel posto di lavoro. Ridotto alla sua essenza, si tratta quindi di una sfida cognitiva piuttosto che tecnologica e che porta alla domanda: in che modo le persone possono dare un significato ai Big Data?

Prendere le corrette decisioni di business

La buona notizia è che le tecnologie possono valorizzare il pensiero creativo aiutando a filtrare i dati e a interpretarli. In tal senso, osserva la società, i Managed Document Services di Ricoh sono di ausilio alle aziende a raggiungere questo obiettivo grazie a progetti con valenza innovativa e personalizzati che prendono in considerazione in modo olistico persone, processi e tecnologie. Ricoh, sotto questo aspetto, ha evidenziato la società, applica un modello molto ampio e strutturato in cinque step.

Questo approccio, osserva, garantisce un progetto che, personalizzabile sulla base delle esigenze della singola azienda, permette di migliorare la governance delle informazioni cartacee e digitali nelle fasi di acquisizione, gestione e condivisione. Sia in ufficio sia da remoto il personale aziendale può in pratica accedere all'informazione giusta, al momento giusto e nel formato corretto, in modo da prendere decisioni di business efficaci.

In ogni caso, il nuovo contesto che si è andato creando trasforma sia i processi decisionali sia il ruolo delle persone e delle macchine all'interno delle aziende. L'IT da sola non può quindi portare valore e sono l'intuizione e l'esperienza dell'uomo a fare la differenza. Secondo il campione di indagine sarà difficile, e la cosa decisamente tranquillizza, che in futuro robot e computer potranno sostituirsi all'uomo nelle decisioni di business, anche se è indubbio che la tecnologia avrà effetti positivi sull'immaginazione umana.